Sparkle 管理者ヘルプ | 組織管理ガイド

はじめに

組織管理画面（/company）では、社内文書の登録・公開、スタッフの招待、AI への参照権限の設定を行います。

ロール	できること
組織管理者	すべての機能（ユーザー・請求・設定を含む）
文書管理者	ダッシュボード、文書管理、カテゴリ管理のみ

初めての方は、まず下の最速チュートリアルで「PDF を1つ登録 → ポータルで質問」まで通してください。サイドバー下部の「ポータルへ」から、管理者自身も AI チャットを試せます。

最速チュートリアル（サインアップ〜最初の回答）

サインアップ直後にやるべきことを、最短ルートで案内します。ゴールは「サンプル PDF を登録 → ポータルで質問して根拠付きの回答を得る」です。サンプル PDF はとうもろこしの栽培方法.pdf を使います（右クリック保存でも可）。

所要時間の目安は 5〜10 分です。公開後のベクター化が終わるまで数十秒〜数分かかることがあります。一覧の「ベクター」列が「済」になってから質問してください。

Step 1 — 新規登録（サインアップ）

/signup を開きます。
組織名・管理者名・メール・パスワード（8文字以上）を入力し、「無料トライアルを開始する」をクリックします。
成功すると組織管理画面（ダッシュボード）に入ります。

登録直後のダッシュボード — ダッシュボード例 — 「久五郎農場」として登録した直後の組織管理画面（文書・質問はまだ 0 件）

よくあるミス: パスワードが短すぎる／確認欄が一致しないと登録できません。メールアドレスはログインIDになるため、後から変更できない場合があります。

Step 2 — LLM が選べることを確認（任意だが推奨）

サイドバーの「LLM設定」を開きます。
利用可能なモデルが一覧にあれば、組織で使うモデルを選択して保存します。

LLM設定画面 — LLM設定 — 回答生成に使うモデルを選択（例: GPT-4o）

よくあるミス: LLM が未選択・利用不可のまま質問すると、回答生成に失敗します（ポータルでエラーや空の回答になります）。トライアルでも、先にここを一度確認しておくと安心です。

Step 3 — サンプル PDF を文書登録する

サイドバーの「文書管理」を開きます（/company/documents）。
画面上部のドロップゾーンにとうもろこしの栽培方法.pdf をドラッグ＆ドロップします。
または「文書を作成」からタイトルを付けて保存し、続けて PDF をアップロードします。
一括ドロップの場合はキューに並ぶので、「一括登録を開始」などでアップロードを完了させます。
一覧に「とうもろこしの栽培方法」が表示されれば OK です。初期状態は多くの場合「下書き」です。

文書管理一覧 — 文書一覧 — 「とうもろこしの栽培方法」とステータス／ベクター列を確認

よくあるミス:

タイトルだけ作って PDF ファイル未添付 のまま公開しようとして失敗する
画像のみのスキャン PDF（文字レイヤーなし）だと、テキスト抽出できずベクター化に失敗することがある（このサンプルはテキスト付きです）
50MB 超のファイルはアップロード上限で弾かれる

Step 4 — 公開してベクター化する（最重要）

ポータルの AI は、公開済みかつベクター化済み の文書だけを検索します。ここを飛ばすと「情報を見つけることができませんでした」になります。

一覧で対象文書の行をクリックして詳細を開くか、一覧の地球アイコンから「公開」します。
ステータスが「公開中」になったことを確認します。
「ベクター化」を実行します（詳細画面のボタン、または一覧の一括操作）。
一覧の「ベクター」列が済になるまで待ちます（処理中 → 済）。

ベクター化状態	意味	次にやること
待機 / -	未処理	公開後にベクター化を実行
処理中	ジョブ実行中	完了まで待つ（再読み込みで確認）
済	検索可能	ポータルで質問してよい
失敗	抽出・埋め込み失敗	PDFを差し替えて再実行。画像PDFはOCR環境が必要

よくあるミス: 「公開したのに答えない」→ ほぼ確実に ベクター化未完了 か 下書きのまま です。夜間バッチでも処理されますが、最速で試すなら手動ベクター化を押してください。

Step 5 — ポータルへ移って質問する

サイドバー下部の「ポータルへ」をクリックします（または /portal）。
「新しい会話」を開始します。
例: とうもろこしの種まきの時期はいつですか？ と入力し、⌘+Enter（Windows は Ctrl+Enter）または送信ボタンで送ります。
回答の下に「参照した文書」が出れば成功です。サンプルなら「とうもろこしの栽培方法」が根拠として付きます。

ポータルでの質問と回答 — 回答例 — 「種まきの時期」への回答と参照文書「とうもろこしの栽培方法」

回答が的外れなときは、質問を文書中の用語に寄せてみてください（例: 「種まき」「収穫」「追肥」）。参照文書の「表示」で、AI が見た箇所を確認できます。

チェックリスト（ここまでできれば完了）

組織アカウントでログインできる
文書一覧にサンプル PDF がある
ステータスが「公開中」
ベクターが「済」
ポータルで質問し、参照文書付きの回答が返る

陥りやすいミスまとめ

つまずきやすい点: 下書きのまま / ベクター化未完了 / LLM未設定 / アクセスグループで見えない

症状	原因の例	対処
「情報を見つけることができませんでした」	下書きのまま／ベクター化未完了／PDFに文字がない	公開 → ベクター化「済」を確認。テキスト付きPDFに差し替え
回答生成エラー・空のまま	LLM未選択、同時リクエスト上限、チャットブロック	LLM設定を確認。処理中の質問が残っていないか確認
スタッフだけ答えが薄い／文書が出ない	アクセスグループで文書が制限されている	文書のアクセスグループとユーザー所属を合わせる（未設定なら全員可）
公開ボタンが押せない	ファイル未アップロード	先に PDF を添付してから公開
トライアル期限の画面になる	試用期間終了	プラン・お支払いから契約手続き

サンプルで一連の流れを確認できたら、自社の規程・マニュアル PDF に置き換えて同じ手順を繰り返してください。複数PDFは文書管理のドロップゾーンからまとめて登録できます。

ダッシュボード

組織の利用状況をひと目で確認できます。

総文書数 — 公開中 / 下書きの件数
ストレージ使用量 — アップロード済みファイルの合計サイズ
ユーザー数 — 登録スタッフとアクセスグループ数
ベクター化済み — AI 検索可能な文書数と未処理件数

下段の大カードには ストレージ使用状況・最近の文書・質問数 が並びます。質問数カードには 👍 / 👎 のフィードバック累計も表示されます。

👎（役に立たなかった）フィードバックが 1 件以上あると、質問数カードが赤くなり「👎がついた質問が N 件あります」と表示されます。クリックすると質問分析ページの該当フィルターに直接移動できます。

最近追加・更新された文書へのショートカットも表示されます。

文書管理

/company/documents で PDF 等の文書を一覧・登録・公開します。

新規文書の登録

「新規文書」をクリック
PDF ファイルをドラッグ＆ドロップまたは選択
タイトル、カテゴリ（任意）、アクセスグループ（任意）を設定
保存 — 初期状態は「下書き」

公開とベクター化

文書を公開すると、テキスト抽出とベクター化ジョブがキューに入ります。一覧の「ベクター化」列で進捗を確認できます。

ベクター化状態	意味
待機	公開済みだが未処理
処理中	現在ベクター化中
済	AI 検索可能
失敗	再実行が必要（OCR 失敗など）

参照回数

文書一覧の「参照回数」列に、RAG 回答でその文書が参照された累計回数が表示されます。よく使われている文書・一度も使われていない文書を把握し、文書整理の判断に活用できます。

一括操作

チェックボックスで複数文書を選択し、一括公開・非公開・削除が可能です。

文書詳細

文書名をクリックすると詳細画面が開きます。バージョン管理、PDF プレビュー、手動ベクター化の再実行ができます。

新バージョンのアップロード — 改訂 PDF を追加すると旧版は履歴に残る
ベクター化を再実行 — 失敗時や内容更新後に使用
公開 / 非公開 — 非公開にすると AI は参照しない

カテゴリ管理

文書を分類するためのカテゴリを作成・編集します。ポータルや管理画面でのフィルタリングに利用されます。

アクセスグループ

スタッフの所属グループごとに、参照可能な文書を制限します。機密文書を特定部署だけに公開する場合に使用します。

アクセスグループを作成（例: 「設備管理課」「営業部」）
ユーザー管理でスタッフをグループに所属させる
文書管理で各文書にアクセスグループを割り当てる

グループ未設定の文書は、組織内の全スタッフがポータルから参照できます（公開済みの場合）。

ユーザー管理

スタッフや文書管理者を招待します。組織管理者のみがアクセスできます。

ロール	説明
組織管理者	すべての管理機能 + 請求
文書管理者	文書・カテゴリのみ
スタッフ	ポータル（AI チャット）のみ

LLM 設定

ポータルの AI 回答に使用する LLM モデルを選択します。956 Inc. が提供するモデル一覧から選べます。

プラン・お支払い

トライアル終了後、有料プランへのアップグレードと Stripe による決済を行います。

スモール — ¥12,800 / 月（ユーザー無制限・PDF200・10GB・質問500・同時2）
ミディアム — ¥39,800 / 月（ユーザー無制限・PDF1,000・30GB・質問5,000・同時5）
ラージ — ¥89,800 / 月（ユーザー無制限・PDF5,000・100GB・質問10,000・同時10）
エンタープライズ — 要お問い合わせ（無制限・専用環境/SLA/SSO 等）

質問超過は ¥1,500 / 1,000回、ストレージ超過は ¥3,000 / 50GB。超過後もサービスは停止しません。

トライアル期間終了後も未契約の場合、管理画面は /trial_expired.html へリダイレクトされます。

質問分析

/company/question-analytics で、ユーザーが実際に投げた質問を AI がクラスタリングし、よく聞かれるテーマを頻度順に可視化します。

質問パターン数 — 意味的に近い質問をまとめたクラスター数
総質問数 — 累計の質問件数
回答できなかった質問 — 「わかりません」「見つかりません」などのパターンで返答したクラスター数
フィードバック — 👍 / 👎 の累計数

フィルター

タブ	表示内容
すべて	全クラスターを頻度順に表示
未回答のみ	AI が回答できなかった質問のみ表示
👎あり	否定的フィードバックがついた質問のみ表示